Stok yönetiminin temel verilerinin başında gelen minimum (asgari) stok (safety stock) seviyesinin doğru belirlenmesi şirketin kârlılığını doğrudan etkiler. Bunu belirlerken en önemli veriler her bir ürünün sipariş verildikten ne kadar sonra depoya ulaştığı ve bu süre içinde ürünün ne kadar tüketileceği ya da satılacağı verileridir. Ne yazık ki bu verilerin ikisi de tahmine dayalıdır. Çoğu zaman, ne ürünün siparişten sonra ne kadar zamanda depomuzda olacağından, ne de bu süre içinde bu ürüne tam olarak hangi miktarda ihtiyacımız olacağından emin olabiliriz.
Bu durumda minimum stok seviyelerini belirlerken birkaç veriye daha sahip olmamız iyi olur:
- Ürünün minimum seviyedeki stoğunun bize maliyeti
- Ürünün stokta bulunmama durumunun bize maliyeti
- Stok devir hızı (depoya giren ürün ortalama ne kadar zamanda çıkıyor?)
- Ürünün depoya fiziksel koşullar nedeniyle en çok ne kadar konabileceği
- Bu ürünü alternatif yerlerden temin edebilme imkanının bulunup bulunmadığı
- Alternatif yerden temin imkanı varsa bunun maliyete etkisi (% ya da net tutar olarak)
- Geçmişteki en kısa ve en uzun olan ürünün siparişten sonra depoya gelme süreleri
Bu verilerin hepsi, her bir ürün için ayrı ayrı hesaplanmalıdır ve bu verilere bakarak hangi ürün, hangi seviyenin altına düşerse tehlike başlar bilinmelidir.
Bu verilerin doğru şekilde hesaplanması bize büyük ölçüde ışık tutsa da çoğu zaman yeterli olmaz. Bunun en önemli nedeni, tüm verilerin değişken olmasıdır. Bugün yaptığınız hesap bir ay sonra değişebilir. Hatta büyük ihtimalle değişir. Hem de verilerin tamamı değişebilir. En değişmez görünenler bile: Örneğin depoda bu ürüne ne kadar yer ayrılabileceği bilgisi bile depodaki diğer ürünlerin miktarı değiştiğinde değişebilir. Diğer verilerin tümü bizim dışımızda etkenlere de bağlıdır ve kontrolümüz dışında değişir. Sonuç olarak bu verilerin güncellenme sıklığı önemlidir.
Bu verilerin yeterli olmamasına neden olan ikinci etken ise kaynakların sınırlı olmasıdır. Satınalma işlemleri için kullanabileceğimiz kaynaklar değişebilir. Bankalar kredi limitlerini düşürebilir, tahsilatlar aksayabilir, satıcılar vadeleri kısaltabilir, stoktaki ürünlerin alış fiyatlarındaki artış nedeniyle satınalma kapasitemiz düşebilir. Finans bölümü satınalmaya sınır getirdiğinde ya da sınırı artırdığında hangi ürünün minimum stok seviyesini nereye çekeceğiz? İşte bu noktada tüm hesaplar değişir. Hepsini %20 azaltalım demek işe yarasaydı çözüm kolay olurdu ama bu hiç doğru bir hareket olmaz. Her bir ürünün bulunmamasının maliyetlerini zaten hesaplamıştık. Oturup tüm hesapları bu verilere göre baştan yapmak gerekir.
Kritik stok seviyelerinin yapay zeka destekli bir yazılımla belirlenmesi, bu yazılımın yukarıda sayılan verileri otomatik olarak hesaplaması, bu hesabı sürekli güncellemesi, finans bölümüyle koordineli olarak minimum stok seviyelerini belirlemesi günümüzde en kolay ve en düşük maliyetli çözümdür.
